LIDERANÇA PESSOAL - ORGANIZAÇÃO PESSOAL

Existem numerosos livros e cursos sobre a gestão do tempo e organização pessoal, que têm como objetivo auxiliar os gestores muito ocupados a melhor lidarem com o seu dia-a-dia. Li alguns desses livros técnicos evoluídos e sofisticados para melhorar a organização pessoal que, confesso raramente apliquei. Curiosamente foi num livro que abordava esse assunto pela rama, no meio de muitos outros, que aprendi uma técnica que operou milagres na minha organização pessoal: a técnica da folha de papel.
  Antes de me reformar, ainda em plena atividade profissional, todos os dias de manhã antes de começar a trabalhar, fazia uma lista de todas as coisas que tinha para fazer durante o dia; seguidamente, classificava-as (por exemplo, pondo uma letra ou um símbolo na sua frente) em urgentes e não urgentes; depois de ter feito isso começava o dia «atacando», em primeiro lugar, as urgentes que menos tempos demoram a executar, riscando-as uma a uma à medida que as ia terminando, passando de seguida  para as mais demoradas; quando terminava as urgentes dedicava-me às outras. Como é óbvio tinha dias em que não as conseguia terminar todas; nesses casos transitava as que não tinha terminado para o dia seguinte. Experimente e verá que dá resultado.

  Se quiser, podemos sofisticar um pouco o sistema, introduzindo uma nova variável: a delegação
  Como sabe, delegar significa pedirmos a um colaborador para fazer uma ou várias tarefas que são da nossa responsabilidade.
  Em termos formais, a sua atividade divide-se em dois tipos de tarefas: as de gestão e as de execução. Por tarefas de gestão pretendo referir-me a planear, organizar, motivar e controlar as pessoas que lidera. Por execução refiro-me a todas as outras coisas do dia-a-dia que todos nós temos de fazer, como por exemplo relatórios, cartas, projetos de alguma espécie etc. Como calcula, só as últimas se poderão delegar.
  Como vê, já  sofisticamos um pouco o nosso modelo de organização pessoal. Se quiser, acrescentamos-lhe uma nova dimensão: a possibilidade de delegar tarefas.

  Então voltemos à nossa lista de tarefas para o dia. Depois de ter a sua lista com a indicação do que é urgente e do que não é, identifique com outra sigla (um d por exemplo) todas aquelas tarefas que pense poderem ser delegadas. Seguidamente, resta-lhe identificar qual ou quais os colaboradores em que pode delegar.
  Já agora, não me venha com a desculpa que não tem ninguém suficientemente competente em quem possa delegar; é que se pensa isso, não me resta dizer mais nada que não seja: você é um mau chefe!
  Agora chamo a atenção para outro aspecto de suma importância: delegar não é abdicar; não é chamar alguém e dizer-lhe, «olhe, preciso que me faça isto» e a seguir despachar o «índio»

  Passo a dar algumas sugestões sobre como melhor proceder ao delegar.

  . Explique ao seu colaborador a importância da tarefa que vai delegar e o contexto geral em que ela se insere. Todos nós gostamos de saber para que serve o que fazemos.

  . Seja claro quando precisa da tarefa terminada, ou seja, estipule prazos.

  . Certifique-se que o seu colaborador entende claramente aquilo que é para fazer e que se sente capaz e motivado para o fazer.

  . Se a tarefa for complexa, divida-a em partes e defina timings para controlar a execução de cada uma.

  . Resista à tentação de «meter o nariz sem ser chamado», isto é, não se ponha a fazer controlos tipo surpresa para ver se tudo está a correr como você pensa que deve ser.  Você só deve controlar nos pontos em que disse que o iria fazer.

  . Deixe claro ao seu colaborador que se disponibiliza para qualquer esclarecimento que ele venha a considerar necessário.

  . Se por acaso a tarefa que vai delegar implica interações com terceiros, não se esqueça de os avisar de que deu poderes a um seu colaborador para o fazer.

  . Finalmente, não se esqueça que, mesmo que delegue, a responsabilidade pelo resultado final continua a ser sua.

  Um outro especto importante é escolher o colaborador certo para delegar cada tarefa. Certifique-se qua a pessoa em quem delega satisfaz as seguintes condições:

  . Conhecimentos suficientes para esperar que a faça bem
  . Historial de cumprimentos de prazos
  . Vontade de aceitar novas responsabilidades.
  . Motivação de realização
  . Perseverança
  . Independência
  . E, preferencialmente, sucesso em situações anteriores.

  Infelizmente a minha experiência diz-me por verificação que muitos gestores não gostam e não sabem delegar. Uns pensam que ninguém faz as coisas melhor que eles; outros abdicam; outros, ainda estão tão atarefados com a sua desorganização que nem sabem que a delegação existe. Não caia nestes erros. A delegação permite-lhe gerir muito melhor o seu tempo e, mais importante, liberta-o para as tarefas mais nobres da gestão que são: planear, organizar, controlar e motivar.



  Jorge Neves