Tudo é muito difícil antes de ser fácil
Thomas Fuller
Recordará por certo, que em apontamento anterior introdutório acerca dos Desvios, ter insistido na importância de os fazer através de pequenos passos, estabelecendo pequenas e simples melhorias, tentando «não forçar», propondo-se apenas um objectivo concreto de cada vez e procurando sempre a prática continuada.
Sublinhei-o então e volto a fazê-lo agora porque, quando iniciei a minha viagem na direcção da Produtividade, cometi um erro grave que quero, poupar-lhe. Estabeleci, nessa altura, objectivos inalcançáveis ou que exigiam um esforço não natural e muito drástico para conseguir algo muito grande em muito pouco tempo. Rapidamente descobri, por experiência própria, que essa forma de agir pode ser o passaporte para o país do fracasso e, ricochete, para a frustração e do desânimo.
A categórica frase «pensar em grande mas executar em pequeno» abriu-me os olhos, tanto para atingir as minhas próprias metas pessoais e profissionais como na árdua tarefa de melhorar a minha gestão Pessoal. Além disso, é uma frase do meu próprio arsenal que me inspira quase de forma constante e que vou recuperando da minha memória para tentar não errar em cada passo que dou.
É curioso, parece que somos feitos de uma massa que nos impede de nos deixarmos guiar por essa máxima que tão bom resultado dá assim que se COMPREENDE e, sobretudo, SE APLICA. Qualquer desafio que nos proponhamos alcançar ou projecto que nos caia em mãos consegue embaraçar-nos, queremos envolver-nos de uma assentada e precipitadamente. Queremos adiantar, atalhar, dar dois ou mais passos de uma só vez e, além disso, grandes. Não paramos um instante para pensar se esse comportamento é efectivo, e se se vai manifestar na capacidade final de trabalho ou, em última análise, se será benéfico para nós e para a nossa vida.
Para o desafio de construir um espírito sólido e produtivo, a SIMPLICIDADE é essencial.
Diz o dicionário sobre a Simplicidade: «Qualidade de ser simples, isto é, sem complicações nem dificuldades». Detenha-se um instante em cada uma das palavras que compõem essa frase: «simples», «sem complicações», «nem dificuldades». Retenha-as e saboreie-as durante alguns segundos e tente projecta-las no seu dia-a-dia, no seu trabalho ou ocupação.
Por natureza, tendemos a complicar em quase todos os níveis. E o da Gestão Pessoal não é uma excepção, nada disso.
Repare em como se comporta a maioria de nós: tentamos fazer muitas mudanças em simultâneo; rodeamo-nos de múltiplas e complexas ferramentas que, em vez de nos ajudarem, complicam o nosso fluxo de trabalho; fazemos várias tarefas ao mesmo tempo para completarmos trabalhos que requerem concentração e não dispersão; acreditamos, erradamente, que algo em grande supera em brilhantismo o que é pequeno; e não aproveitamos as coisas simples que já temos e que nos rodeiam. É como se a nossa natureza desprezasse instintivamente o valor, corrijo, extraordinário valor, impacto e repercussão que o que é pequeno tem nas nossas vidas.
LEMBRE-SE: Simplificar, procurar e estimular o que é simples, elimina muitas das complicações de que nós mesmos somos responsáveis, sem nos darmos conta. Muitos dos obstáculos que temos de ultrapassar devem-se à nossa incapacidade para ver a essência das coisas.
No esforço para tornar a nossa vida mais simples, a Perspectiva tem muito a dizer. Ajuda-nos a eliminar tudo o que é irrelevante para nos preocupar-mos e concentrarmos no essencial. A capacidade de ignorar as ninharias que nos bombardeiam, de apagar tudo aquilo que não conta para nós, que não vale a pena, que não vai influenciar positivamente os nossos objectivos pessoais ou o nosso mapa de vida, ajuda muito a Simplificar. Mas ainda não chega.
Posso ser claro para mim o meu sistema de valores e preferências, posso ter bem identificados certos projectos a curto ou a médio prazo, posso ter bem definido o meu plano de vida e as minhas grandes metas. Ponderei-as, sei que contam para mim, que são importantes e que devo e quero persegui-las. Mas o modo como as perseguir ditará por completo o meu êxito. Ter o caminho bem definido, as suas características e as suas diferentes etapas, não chega... há que ver COMO vou percorrer esse caminho. E nisso, a Simplicidade quue eu lhe proponho é determinante.
Passo 1: PEQUENOS OBJECTIVOS
Quando o convido a dar pequenos passos, de modo a praticar esses princípios sem forçar e de forma gradual, honra este primeiro passo que considero fundamental e que tantas alegrias e bons resultados me tem proporcionado ao longo da vida.
Para conquistar uma grande mudança - criar novos hábitos produtivos - temos de dar passos firmes todos os dias, estabelecendo objectivos pequenos ou muitos pequenos. Com isso, conseguirá várias coisas: mudar progressiva e gradualmente o seu comportamento, reduzir a resistência a cada novo gesto, cumprir os objectivos com maior facilidade e fazer com que as raízes dos resultados sejam mais robustos e profundos. A mudança será mais efectiva.
Já ouviu falar das decisões de Ano Novo? Claro! Todos nós, nalgum momento da nossa vida, no dia 1 de Janeiro, afirmámos coisas como: «Este ano vou aprender inglês em três meses», ou «Não passo deste ano, de certeza que vou deixar de fumar», «Vou perder dez quilos num mês, tenciono ir ao ginásio todos os dias» ou afirmações semelhantes. Não as julguemos com dureza, não são o efeito das bolhas de champanhe de Natal nem da descontrolada celebração familiar. Essas resoluções, além de serem geralmente feitas em público, obedecem a uma necessidade de mudança, de melhorar ou corrigir algo que sabemos ou intuímos que não está bem (o nosso nível de inglês, o nosso vício de tabaco, o nosso peso, etc). Isso é bom, ou melhor, é necessário. Mas, dito isto, o modo como as abordamos e, sobretudo, as executamos, faz com que triunfemos ou fracassemos nas nossas intenções. Essas sãs propostas esfumam-se, habitualmente, por uma razão simples: propomo-nos mudanças muito drásticas a executar num curto espaço de tempo com passadas muito grandes ou muito acentuadas. Obrigamos o nosso corpo e a nossa mente a uma mudança muito radical, para a qual estão preparados, sim, mas não do modo que queremos. Antepomos a meta ao modo de perseguir o objectivo, aos pequenos passos que são precisos. Queremos uma vitória e resultados rápidos, com descontos e com atalhos, e isso raramente é possível. Com a Produtividade e com a Gestão Pessoal acontece precisamente o mesmo. O êxito passa por estabelecermos pequenos objectivos - fases - para completar uma grande meta - projecto.
A nossa impaciência inata, a irreflectida precipitação com que nos conduzimos, a ânsia de ver o resultado quanto antes - em boa parte, por culpa de exigências externas - são, não poucas vezes o nosso fracasso nesse percurso. A Produtividade, pelo contrário, sugere que se dê pequenos passos , pequenos objectivos diários que, esses sim, têm de se cumprir. Quero aprender inglês, deixar de fumar e perder peso não não devo fazê-lo de forma apressada. Porque queremos algo sólido, duradouro e com qualidade...ou procuramos um resultado rápido e cómodo mas frágil? Se, de facto, quero fazer bem as coisas, mudar de verdade, que aquilo que vou aprender ou pôr em prática tenha um efeito permanente e até perpétuo, tenho de compreender que não há atalhos e que a forma de ganhar uma prova em ciclismo é de etapa em etapa. Mas em cada uma desses etapas classificar-me em boa posição ou, melhor ainda, ganhar.
A chave para ter êxito nos nossos projectos e desafios passa por os «desmembrar», dividir em partes, em pequenos objectivos diários que eu possa e deva completar com êxito.
Passo 2: VALORIZE O QUE É PEQUENO
Actualmente, é raro pararmos para valorizar e para nos recriarmos com as pequenas coisas. As feições dão carácter ao nosso rosto; a revisão final de um guião, ao qual se adicionam pequenos pormenores, faz com que a história do filme seja sólida; retoques simples na planificação de uma página de Internet fazem com que fiquemos admirados ante o seu equilíbrio; os suaves e insignificantes golpes de um pincel levam a que um quadro tenha uma extraordinária harmonia. Mas muito pouca gente repara nas pequenas coisas e, menos ainda se empenha nelas. E é isso que faz a diferença em muitos âmbitos... como o da Produtividade.
Para mim, que vivo rodeado de computadores, dispositivos móveis e tecnologia, não há «armas» mais poderosas do que a folha de papel e um lápis. E a minha mente, claro. E não há nada mais extraordinário e revelador do que os dez minutos que no fim do dia dedico a avaliar, reflectir e analisar o que fiz e como fiz. Uma folha de papel, um lápis e dez minutos de análise...aparentemente é algo que não chamaria a atenção de ninguém. É até possível que, dito assim, seja ridículo. No entanto, são as armas mais poderosas do meu arsenal pessoal. Tirem-me toda a tecnologia e tudo o resto, mas deixem-me isto. Dou-lhe assim tanto valor?
Ensinaram-nos a aprendemos que a magnificência, a ostentação, a pomposidade, as coisas grandes, têm mais valor, que é isso que na realidade faz a diferença. Um discurso comercial cheio de tecnicismos para convencer o cliente; um carro maior, mais caro e mais potente; uma página da Internet cheia de fontes apelativas e efeitos dinâmicos; umas férias à grande, quanto mais longe melhor ; um telemóvel novo, mais caro e surpreendente, que promete tornar-nos a vida melhor; uma conversa em que contamos um acontecimento comum de forma grandiloquente e cheia de exageros; ter mais e maior é melhor e equivale a êxito; etc. Esquecemo-nos de que aquilo que verdadeiramente faz a diferença são as coisas pequenas. As coisas pequenas mas feitas e vividas de forma brilhante, precisa, pausada e eficaz.
Acreditamos, erradamente, que as coisas complexas e mais avançadas escondem o segredo para deslumbrar e triunfar. Esquecemos que depende de nós mesmos uma boa parte desse êxito, e este reside nas coisas pequenas, quotidianas e mais simples que nos rodeiam.
Concentre-se nas coisas pequenas e valorize-as, ou seja, análise-as, estude-as, compreenda-as, apaixone-se por elas, utilize-as e esprema-as atá à última gota. Pequenas tarefas, pequenas ferramentas, pequenas frases de um E-mail, pequenos gestos, pequenos objectivos, pequenos detalhes, pequenos utensílios. A pessoa produtiva vê além das aparências e utiliza as pequenas peças do puzzle em seu proveito.
As pequenas coisas, as mais minúsculas, os «pequenos goles», como eu lhes chamo, são a chave do êxito diário e uma das partes fundamentais para alcançar uma óptima Gestão Pessoal. A pessoa produtiva utiliza essas pequenas coisas a seu favor para fazer as suas tarefas relaxadamente, com expectativa e eficácia. Compreende a essência dessas peças simples e vale-se delas para prosseguir na direcção dos seus objectivos e das grandes metas no seu mapa de vida.
Utiliza essas peças, essas ferramentas, esses pedaços, esses utensílios para construir e fazer as suas tarefas. Isto, além de concluir bem essas tarefas com pequenos gestos, inculcar-lhe-á entusiasmo, enchê-lo-á de auto-estima e ainda lhe dará mais ânimo para continuar com o seu trabalho. Nunca se esqueça que até o quadro mais belo e mais harmonioso que possa contemplar foi pintado através de pequenas e simples pinceladas.
Valorize e utilize as pequenas coisas e retire delas todo o sumo.
Passo 3: FAÇA APENAS UMA TAREFA DE CADA VEZ
No que à Produtividade diz respeito, temos de estar permanentemente a lutar contra a nossa tendência natural. A maior parte de nós tende a dispersar-se, dividir a atenção, começar uma coisa enquanto ainda estamos a fazer outra e, por causa desta tendência, a terminar uma terceira que já estava em andamento.
As novas tecnologias e a sociedade moderna de informação em que nos calhou viver promovem em quase todo o lado a chamada «multitarefa». É a tendência - e não a capacidade - para realizar várias actividades de forma simultânea. Enquanto estou à espera de concluir uma, continuo com outra ou começo, até, uma terceira.
Uma das melhores lições que aprendi na minha experiência pessoal é que uma pessoa ocupada nem sempre é uma pessoa produtiva ou eficaz. É comum tender a identificar a hiperactividade e a adrenalina das tarefas simultâneas com o sentimento de euforia produtiva que brota do trabalho bem feito.
Essa ilusória sensação de que «estar em tudo» equivale a render mais é um convencionalismo que não faz mais do que aumentar a nossa precariedade produtiva. Porque, assim que se dissipa o frenesi da actividade, fica o resultado real e final do nosso trabalho.
Exceptuando tarefas totalmente mecânicas que exigem um nível muito baixo ou nulo de atenção, e evidentemente energia e de criatividade, eu nunca recomendo que se pratique a multitarefa. Com efeito, acredito plenamente que ela é um dos grandes inimigos da nossa Produtividade e incentivo-o a combatê-la continuamente. Porque faz com que o nosso trabalho se ressinta, sobretudo em quatro aspectos:
. MEDIOCRIDADE. Completará uma tarefa com menos brilhantismo porque toda a sua paixão, mente e criatividade tiveram de ser repartidas por três ou quatro coisas em simultâneo; em vez de se ter concentrado numa apenas.
. ATRASO. Levará muito mais tempo a fazer as coisas porque os seus recursos internos foram divididos e distribuídos por outras três ou quatro tarefas de forma simultânea.
. ANSIEDADE. Ter várias tarefas pendentes implicará um considerável aumento do seu nível de stress e de tensão, já que todas elas exigirão a sua atenção permanente.
.PRECIPITAÇÃO. O facto de ver como essas tarefas continuam «em aberto» empurrá-lo-á a querer terminá-las quanto antes. Em vez de buscar a excelência e cuidar dos detalhes, irá completá-las de qualquer maneira.
A multitarefa está profundamente enraizada em nós e, não o vou enganar de modo algum, é difícil desfazer-se dela. De facto é uma luta que terá - teremos - de empreender diariamente, por causa da nossa tendência inata, como disse atrás, para nos dispersarmos, além de outros factores externos muito poderosos e quase sempre relacionados com a tecnologia.
A Simplicidade promove, portanto, a execução das tarefas «uma-a-uma». Deve pôr à sua frente todas as tarefas para o dia e ir completando-as com toda a atenção e inspiração, mas sempre uma-a-uma. Isso resultará numa série de benefícios que é conveniente valorizar para compreender a importância deste novo hábito e a necessidade de o praticar com paixão.
. TRANQUILIDADE. A sua mente tem pela frente uma só tarefa, concentra-se e, sobretudo, preocupa-se apenas com uma. É como se o resto das coisas não existissem. Não há quinze coisas para fazer depois, apenas essa tarefa, e não se sente a pressão por causa das outras que faltam.
. TRANQUILIDADE. Se puser - investir, como gosto de dizer - toda a sua energia, paixão, criatividade, talento e bem-fazer apenas numa tarefa, a que tem à sua frente, não tenha a menor dúvida de que o resultado do seu trabalho será excelente, brilhante e requintado.
. EFICÁCIA. Precisamente por trabalhar mais requintadamente e, além disso, pondo tudo de si no que está a fazer, conseguirá terminar a sua tarefa muito antes. E, caso surja uma dificuldade, não tendo de dividir a sua atenção entre várias coisas, concentrar-se-á em resolvê-la de forma mais eficiente e imaginativa.
. NATURALIDADE. Trabalhar numa tarefa, e depois passar para outra, e depois regressar à primeira e a seguir a uma terceira não é eficiente e é complexo, já que o obriga, constantemente, a «reorientar» a mente para as circunstâncias de cada nova tarefa. Estar envolvido numa só tarefa fará com que o seu trabalho seja muito mais fácil e, sobretudo, fluído.
LEMBRE-SE: O seu quotidiano, os seus recursos internos diários, são finitos e extremamente valiosos. Invista-os inteligentemente e selectivamente numa única tarefa. Simplifique. a seguir, passe à seguinte e continue avançando pouco a pouco com as restantes.
Passo 4: DEFINA E ESTABELEÇA LIMITES
Precisamente porque o nosso Eu quotidiano é limitado, torna-se imprescindível que sejamos conscientes de como e em que coisas investir. Durante o dia e durante a semana, realizamos uma infinidade de actividades e tarefas de natureza e índole diversas.
No nosso caminho para uma boa Gestão Pessoal, é fundamental estabelecer limites a todas essas actividades. E com «estabelecer» limites estou a referir-me a:
. Limitar o número de coisas materiais que fazemos durante a semana ou durante o dia.
. Limitar o tempo total, em minutos, que dedicamos às tarefas regulares e repetitivas.
Quero deter-me uns instantes no segundo ponto porque é o menos óbvio. Devemos prestar especial atenção aquelas tarefas que se repetem diariamente e de forma imperdoável porque, na prática, funcionam como uma «hipoteca» do nosso quotidiano. Queiramos ou não, consumirão irremediavelmente alguns minutos e força de cada dia. Ao estabelecer limites, você vai pôr fim a essa actividade ou tarefa, atribuir-lhe um prazo, um momento para começar e para acabar. Além disso, preparará a mente para parar com essa tarefa antes de ela começar, detendo-a antes de lhe devorar o tempo e os activos diários de forma descontrolada.
LEMBRE-SE: Você é uma espécie de « corrector» ao qual atribuíram uma carteira de acções de um valor incalculável: o se EU quotidiano. E o modo como as investir determinará o seu êxito, que mais não é do que fazer uma melhor auto-gestão, viver e trabalhar melhor. Em muitas ocasiões, simplificar para ganhar Produtividade implicará eliminar, prescindir e sacrificar actividades supérfluas que não oferecem nada. Mas nem sempre. Ás vezes, implicará delimitar, balizar ou reajustar. Estabelecendo limites rigorosos às actividades que consomem o seu quotidiano, conseguirá simplificar enormemente o seu dia, tirará do caminho as pequenas pedras improdutivas, retirará mais horas do dia e conseguirá investir mais tempo e energia nas actividades que verdadeiramente contam para si.
Resumindo, que benefícios lhe proporciona o hábito de estabelecer limites?
. CONTROLO. Você sabe que essa tarefa tem um momento e um tempo máximo de execução. Controle-a e domine-a. Não é ela que, caprichosamente, o põe ao seu serviço.
. RESPEITO. Pelo seu tempo e pelos seus recursos internos - não os esbanjará - e pelos seus objectivos pessoais e de vida - andará no sentido deles. Ao estabelecer um fim para as actividades mais rotineiras, «arranjar lugar» para as que, esses sim, contam para si.
. CONCENTRAÇÃO. Ao estabelecer períodos de trabalho limitados, a sua mente adequa-se e emprega-se a fundo. Numa tarefa que sabe precisar de dez minutos a sua mente distrai-se menos.
. SIMPLICIDADE. Aquilo que tem limites e está mais banalizado é mais simples, maleável e flexível. O seu dia compõe-se de pequenas peças que encaixam melhor entre si. E, se surgir um imprevisto na sua planificação, ser-lhe-á mais fácil recolocar e reajustar essas peças.
Estabelecer limites implica, tomar o controlo e o comando dessas actividades, é você que as domina, estão ao seu serviço. E não o contrário. Muitas delas são necessárias, disso não hà dúvidas. São actividades que nos aproximam e permitem que nos relacionemos com outras pessoas, através delas podemos observar o trabalho de outras e enriquecer-nos e podemos informar-nos com notícias ou artigos diários em blogues, etc.
Pessoalmente, sou o primeiro a praticar muitas delas diariamente. Mas faço-o de uma forma lúcida e controlada. Porque eu mesmo estabeleci limites para tal: em determinados momentos do dia e durante um tempo fixo.
Passo 5: DESFAÇA-SE DO LASTRO
É surpreendente ver a quantidade de coisas de que nos rodeamos no trabalho e na vida e que, a posteriori, não contribuem com absolutamente nada para ambos. Coisas que num determinado momento considerámos que eram vantajosas, necessárias ou imprescindíveis e que, depois, qualquer que seja o motivo, deixam de o ser. O problema - e é um problema, tenha consciência disso é que continuam presentes, consigo, e tem de arrastá-las. Falo tanto de coisas e objectos materiais como de actividades ocupacionais e compromissos que condicionam tudo o que podemos dar de nós mesmos. O facto de as trazermos connosco faz com que, continuamente, exijam a nossa atenção, ainda que seja durante alguns segundos. Todo esse «ruído» desgasta-nos.
IMPORTANTE! Esta é uma lição que aprendi e que repito todos os dias. A NOSSA VIDA NÃO VAI SER MAIS PLENA E PROVEITOSA POR NOS RECHEARMOS DE COISAS, POR TER OU FAZER MAIS COISAS. NÃO É POR FAZERMOS MAIS QUE VAMOS VIVER DE FORMA MAIS INTENSA MAS SIM POR VIVERMOS E MELHOR CADA COISA QUE FAZEMOS.
Devemos livrar-nos de tudo aquilo a que eu chamo de «ruído» ou «lastro». Para avançar com firmeza no caminho da Produtividade, é necessário detectar esses «ruídos» esses «lastros», e além disso fazê-lo sem compaixão, com determinação. Porque temos de nos livrar de tudo isso? A ordem e a Simplicidade proporcionam controlo, e ao livrarmo-nos de « tudo o que está a mais», dirigimos a atenção para o que é verdadeiramente importante, o que conta para nós e o que desejamos alcançar- aparece aqui, de novo, o seu Decálogo.
A Simplicidade consiste precisamente em livrarmo-nos de absolutamente tudo o que não ajuda a somar.
Quando expus em outro apontamento os benefícios da Produtividade, destaquei a Criatividade como um dos principais. A Simplicidade encoraja a Criatividade porque limpa, liberta e esvazia a nossa mente de tudo o que é verdadeiramente importante e na direcção da criação de ideias e pensamentos. Poderíamos dizer que, limpando o exterior, facilitamos que do interior se liberte o melhor de nós.
No momento de eliminar esse ruído que nos rodeia, não há indecisões nem um «talvez». Desfaça-se enquanto for possível de tudo aquilo que não lhe traga nenhum contributo. Assim que se desfizer desses «fardos mentais», libertará espaço exterior para se ocupar do que é verdadeiramente relevante. Todas essas trivialidades aparentemente inofensivas contribuem para lhe desgastar os dias.
LEMBRE-SE: O que é simples levá-lo-á a coisas importantes e brilhantes, o que é complexo conduzi-lo-á a obstáculos e banalidades. O que é simples aproxima-o do seu Decálogo e o lastro afasta-o dele.
Resumo do apontamento
1. A Simplicidade ajuda-nos a atacar os nossos projectos pensando no grande objectivo final mas concetrando-nos nos pequenos passos, dando-os de forma pausada mas brilhante. Ajuda-nos a pensar em grande mas a executar em pequeno.
2. Podemos e devemos mudar, podemos e devemos fazer coisas grandes mas o modo como as fazemos determinará o nosso êxito. Não há atalhos nem soluções rápidas para grandes desafios. É preciso olhar para eles dando pequenos passos, mas firmes.
3. Afaste-se da multitarefa. é sinónimo de stress, trabalho medíocre e precipitado. Faça as suas tarefas uma a uma, com paixão, talento e dedicação. Concentre-se apenas na que está a fazer agora e o seu trabalho será mais fluído e terá uma qualidade excelente.
4. Simplificar implica também delimitar e ajustar o EU quotidiano que dedica às tarefas repetitivas de todos os dias. Tome o controlo dessas actividades e marque as alturas e o tempo máximo para as fazer. Utilize-as em seu proveito, não deixe que sejam elas a dominá-lo.
5. Faça uma análise profunda de todas as coisas materiais e compromissos que o rodeiam e que só geram ruído. Meta as mãos à obra e desfaça-se delas sem compaixão. Ainda que, aparentemente, possam ser inofensivas, estão a afectar negativamente a sua atenção.
TUDO O QUE NÃO SOMA, SUBTRAI!
Jorge Neves
LEMBRE-SE: Simplificar, procurar e estimular o que é simples, elimina muitas das complicações de que nós mesmos somos responsáveis, sem nos darmos conta. Muitos dos obstáculos que temos de ultrapassar devem-se à nossa incapacidade para ver a essência das coisas.
No esforço para tornar a nossa vida mais simples, a Perspectiva tem muito a dizer. Ajuda-nos a eliminar tudo o que é irrelevante para nos preocupar-mos e concentrarmos no essencial. A capacidade de ignorar as ninharias que nos bombardeiam, de apagar tudo aquilo que não conta para nós, que não vale a pena, que não vai influenciar positivamente os nossos objectivos pessoais ou o nosso mapa de vida, ajuda muito a Simplificar. Mas ainda não chega.
Posso ser claro para mim o meu sistema de valores e preferências, posso ter bem identificados certos projectos a curto ou a médio prazo, posso ter bem definido o meu plano de vida e as minhas grandes metas. Ponderei-as, sei que contam para mim, que são importantes e que devo e quero persegui-las. Mas o modo como as perseguir ditará por completo o meu êxito. Ter o caminho bem definido, as suas características e as suas diferentes etapas, não chega... há que ver COMO vou percorrer esse caminho. E nisso, a Simplicidade quue eu lhe proponho é determinante.
Passo 1: PEQUENOS OBJECTIVOS
Quando o convido a dar pequenos passos, de modo a praticar esses princípios sem forçar e de forma gradual, honra este primeiro passo que considero fundamental e que tantas alegrias e bons resultados me tem proporcionado ao longo da vida.
Para conquistar uma grande mudança - criar novos hábitos produtivos - temos de dar passos firmes todos os dias, estabelecendo objectivos pequenos ou muitos pequenos. Com isso, conseguirá várias coisas: mudar progressiva e gradualmente o seu comportamento, reduzir a resistência a cada novo gesto, cumprir os objectivos com maior facilidade e fazer com que as raízes dos resultados sejam mais robustos e profundos. A mudança será mais efectiva.
Já ouviu falar das decisões de Ano Novo? Claro! Todos nós, nalgum momento da nossa vida, no dia 1 de Janeiro, afirmámos coisas como: «Este ano vou aprender inglês em três meses», ou «Não passo deste ano, de certeza que vou deixar de fumar», «Vou perder dez quilos num mês, tenciono ir ao ginásio todos os dias» ou afirmações semelhantes. Não as julguemos com dureza, não são o efeito das bolhas de champanhe de Natal nem da descontrolada celebração familiar. Essas resoluções, além de serem geralmente feitas em público, obedecem a uma necessidade de mudança, de melhorar ou corrigir algo que sabemos ou intuímos que não está bem (o nosso nível de inglês, o nosso vício de tabaco, o nosso peso, etc). Isso é bom, ou melhor, é necessário. Mas, dito isto, o modo como as abordamos e, sobretudo, as executamos, faz com que triunfemos ou fracassemos nas nossas intenções. Essas sãs propostas esfumam-se, habitualmente, por uma razão simples: propomo-nos mudanças muito drásticas a executar num curto espaço de tempo com passadas muito grandes ou muito acentuadas. Obrigamos o nosso corpo e a nossa mente a uma mudança muito radical, para a qual estão preparados, sim, mas não do modo que queremos. Antepomos a meta ao modo de perseguir o objectivo, aos pequenos passos que são precisos. Queremos uma vitória e resultados rápidos, com descontos e com atalhos, e isso raramente é possível. Com a Produtividade e com a Gestão Pessoal acontece precisamente o mesmo. O êxito passa por estabelecermos pequenos objectivos - fases - para completar uma grande meta - projecto.
A nossa impaciência inata, a irreflectida precipitação com que nos conduzimos, a ânsia de ver o resultado quanto antes - em boa parte, por culpa de exigências externas - são, não poucas vezes o nosso fracasso nesse percurso. A Produtividade, pelo contrário, sugere que se dê pequenos passos , pequenos objectivos diários que, esses sim, têm de se cumprir. Quero aprender inglês, deixar de fumar e perder peso não não devo fazê-lo de forma apressada. Porque queremos algo sólido, duradouro e com qualidade...ou procuramos um resultado rápido e cómodo mas frágil? Se, de facto, quero fazer bem as coisas, mudar de verdade, que aquilo que vou aprender ou pôr em prática tenha um efeito permanente e até perpétuo, tenho de compreender que não há atalhos e que a forma de ganhar uma prova em ciclismo é de etapa em etapa. Mas em cada uma desses etapas classificar-me em boa posição ou, melhor ainda, ganhar.
A chave para ter êxito nos nossos projectos e desafios passa por os «desmembrar», dividir em partes, em pequenos objectivos diários que eu possa e deva completar com êxito.
Passo 2: VALORIZE O QUE É PEQUENO
Actualmente, é raro pararmos para valorizar e para nos recriarmos com as pequenas coisas. As feições dão carácter ao nosso rosto; a revisão final de um guião, ao qual se adicionam pequenos pormenores, faz com que a história do filme seja sólida; retoques simples na planificação de uma página de Internet fazem com que fiquemos admirados ante o seu equilíbrio; os suaves e insignificantes golpes de um pincel levam a que um quadro tenha uma extraordinária harmonia. Mas muito pouca gente repara nas pequenas coisas e, menos ainda se empenha nelas. E é isso que faz a diferença em muitos âmbitos... como o da Produtividade.
Para mim, que vivo rodeado de computadores, dispositivos móveis e tecnologia, não há «armas» mais poderosas do que a folha de papel e um lápis. E a minha mente, claro. E não há nada mais extraordinário e revelador do que os dez minutos que no fim do dia dedico a avaliar, reflectir e analisar o que fiz e como fiz. Uma folha de papel, um lápis e dez minutos de análise...aparentemente é algo que não chamaria a atenção de ninguém. É até possível que, dito assim, seja ridículo. No entanto, são as armas mais poderosas do meu arsenal pessoal. Tirem-me toda a tecnologia e tudo o resto, mas deixem-me isto. Dou-lhe assim tanto valor?
Ensinaram-nos a aprendemos que a magnificência, a ostentação, a pomposidade, as coisas grandes, têm mais valor, que é isso que na realidade faz a diferença. Um discurso comercial cheio de tecnicismos para convencer o cliente; um carro maior, mais caro e mais potente; uma página da Internet cheia de fontes apelativas e efeitos dinâmicos; umas férias à grande, quanto mais longe melhor ; um telemóvel novo, mais caro e surpreendente, que promete tornar-nos a vida melhor; uma conversa em que contamos um acontecimento comum de forma grandiloquente e cheia de exageros; ter mais e maior é melhor e equivale a êxito; etc. Esquecemo-nos de que aquilo que verdadeiramente faz a diferença são as coisas pequenas. As coisas pequenas mas feitas e vividas de forma brilhante, precisa, pausada e eficaz.
Acreditamos, erradamente, que as coisas complexas e mais avançadas escondem o segredo para deslumbrar e triunfar. Esquecemos que depende de nós mesmos uma boa parte desse êxito, e este reside nas coisas pequenas, quotidianas e mais simples que nos rodeiam.
Concentre-se nas coisas pequenas e valorize-as, ou seja, análise-as, estude-as, compreenda-as, apaixone-se por elas, utilize-as e esprema-as atá à última gota. Pequenas tarefas, pequenas ferramentas, pequenas frases de um E-mail, pequenos gestos, pequenos objectivos, pequenos detalhes, pequenos utensílios. A pessoa produtiva vê além das aparências e utiliza as pequenas peças do puzzle em seu proveito.
As pequenas coisas, as mais minúsculas, os «pequenos goles», como eu lhes chamo, são a chave do êxito diário e uma das partes fundamentais para alcançar uma óptima Gestão Pessoal. A pessoa produtiva utiliza essas pequenas coisas a seu favor para fazer as suas tarefas relaxadamente, com expectativa e eficácia. Compreende a essência dessas peças simples e vale-se delas para prosseguir na direcção dos seus objectivos e das grandes metas no seu mapa de vida.
Utiliza essas peças, essas ferramentas, esses pedaços, esses utensílios para construir e fazer as suas tarefas. Isto, além de concluir bem essas tarefas com pequenos gestos, inculcar-lhe-á entusiasmo, enchê-lo-á de auto-estima e ainda lhe dará mais ânimo para continuar com o seu trabalho. Nunca se esqueça que até o quadro mais belo e mais harmonioso que possa contemplar foi pintado através de pequenas e simples pinceladas.
Valorize e utilize as pequenas coisas e retire delas todo o sumo.
Passo 3: FAÇA APENAS UMA TAREFA DE CADA VEZ
No que à Produtividade diz respeito, temos de estar permanentemente a lutar contra a nossa tendência natural. A maior parte de nós tende a dispersar-se, dividir a atenção, começar uma coisa enquanto ainda estamos a fazer outra e, por causa desta tendência, a terminar uma terceira que já estava em andamento.
As novas tecnologias e a sociedade moderna de informação em que nos calhou viver promovem em quase todo o lado a chamada «multitarefa». É a tendência - e não a capacidade - para realizar várias actividades de forma simultânea. Enquanto estou à espera de concluir uma, continuo com outra ou começo, até, uma terceira.
Uma das melhores lições que aprendi na minha experiência pessoal é que uma pessoa ocupada nem sempre é uma pessoa produtiva ou eficaz. É comum tender a identificar a hiperactividade e a adrenalina das tarefas simultâneas com o sentimento de euforia produtiva que brota do trabalho bem feito.
Essa ilusória sensação de que «estar em tudo» equivale a render mais é um convencionalismo que não faz mais do que aumentar a nossa precariedade produtiva. Porque, assim que se dissipa o frenesi da actividade, fica o resultado real e final do nosso trabalho.
Exceptuando tarefas totalmente mecânicas que exigem um nível muito baixo ou nulo de atenção, e evidentemente energia e de criatividade, eu nunca recomendo que se pratique a multitarefa. Com efeito, acredito plenamente que ela é um dos grandes inimigos da nossa Produtividade e incentivo-o a combatê-la continuamente. Porque faz com que o nosso trabalho se ressinta, sobretudo em quatro aspectos:
. MEDIOCRIDADE. Completará uma tarefa com menos brilhantismo porque toda a sua paixão, mente e criatividade tiveram de ser repartidas por três ou quatro coisas em simultâneo; em vez de se ter concentrado numa apenas.
. ATRASO. Levará muito mais tempo a fazer as coisas porque os seus recursos internos foram divididos e distribuídos por outras três ou quatro tarefas de forma simultânea.
. ANSIEDADE. Ter várias tarefas pendentes implicará um considerável aumento do seu nível de stress e de tensão, já que todas elas exigirão a sua atenção permanente.
.PRECIPITAÇÃO. O facto de ver como essas tarefas continuam «em aberto» empurrá-lo-á a querer terminá-las quanto antes. Em vez de buscar a excelência e cuidar dos detalhes, irá completá-las de qualquer maneira.
A multitarefa está profundamente enraizada em nós e, não o vou enganar de modo algum, é difícil desfazer-se dela. De facto é uma luta que terá - teremos - de empreender diariamente, por causa da nossa tendência inata, como disse atrás, para nos dispersarmos, além de outros factores externos muito poderosos e quase sempre relacionados com a tecnologia.
A Simplicidade promove, portanto, a execução das tarefas «uma-a-uma». Deve pôr à sua frente todas as tarefas para o dia e ir completando-as com toda a atenção e inspiração, mas sempre uma-a-uma. Isso resultará numa série de benefícios que é conveniente valorizar para compreender a importância deste novo hábito e a necessidade de o praticar com paixão.
. TRANQUILIDADE. A sua mente tem pela frente uma só tarefa, concentra-se e, sobretudo, preocupa-se apenas com uma. É como se o resto das coisas não existissem. Não há quinze coisas para fazer depois, apenas essa tarefa, e não se sente a pressão por causa das outras que faltam.
. TRANQUILIDADE. Se puser - investir, como gosto de dizer - toda a sua energia, paixão, criatividade, talento e bem-fazer apenas numa tarefa, a que tem à sua frente, não tenha a menor dúvida de que o resultado do seu trabalho será excelente, brilhante e requintado.
. EFICÁCIA. Precisamente por trabalhar mais requintadamente e, além disso, pondo tudo de si no que está a fazer, conseguirá terminar a sua tarefa muito antes. E, caso surja uma dificuldade, não tendo de dividir a sua atenção entre várias coisas, concentrar-se-á em resolvê-la de forma mais eficiente e imaginativa.
. NATURALIDADE. Trabalhar numa tarefa, e depois passar para outra, e depois regressar à primeira e a seguir a uma terceira não é eficiente e é complexo, já que o obriga, constantemente, a «reorientar» a mente para as circunstâncias de cada nova tarefa. Estar envolvido numa só tarefa fará com que o seu trabalho seja muito mais fácil e, sobretudo, fluído.
LEMBRE-SE: O seu quotidiano, os seus recursos internos diários, são finitos e extremamente valiosos. Invista-os inteligentemente e selectivamente numa única tarefa. Simplifique. a seguir, passe à seguinte e continue avançando pouco a pouco com as restantes.
Passo 4: DEFINA E ESTABELEÇA LIMITES
Precisamente porque o nosso Eu quotidiano é limitado, torna-se imprescindível que sejamos conscientes de como e em que coisas investir. Durante o dia e durante a semana, realizamos uma infinidade de actividades e tarefas de natureza e índole diversas.
No nosso caminho para uma boa Gestão Pessoal, é fundamental estabelecer limites a todas essas actividades. E com «estabelecer» limites estou a referir-me a:
. Limitar o número de coisas materiais que fazemos durante a semana ou durante o dia.
. Limitar o tempo total, em minutos, que dedicamos às tarefas regulares e repetitivas.
Quero deter-me uns instantes no segundo ponto porque é o menos óbvio. Devemos prestar especial atenção aquelas tarefas que se repetem diariamente e de forma imperdoável porque, na prática, funcionam como uma «hipoteca» do nosso quotidiano. Queiramos ou não, consumirão irremediavelmente alguns minutos e força de cada dia. Ao estabelecer limites, você vai pôr fim a essa actividade ou tarefa, atribuir-lhe um prazo, um momento para começar e para acabar. Além disso, preparará a mente para parar com essa tarefa antes de ela começar, detendo-a antes de lhe devorar o tempo e os activos diários de forma descontrolada.
LEMBRE-SE: Você é uma espécie de « corrector» ao qual atribuíram uma carteira de acções de um valor incalculável: o se EU quotidiano. E o modo como as investir determinará o seu êxito, que mais não é do que fazer uma melhor auto-gestão, viver e trabalhar melhor. Em muitas ocasiões, simplificar para ganhar Produtividade implicará eliminar, prescindir e sacrificar actividades supérfluas que não oferecem nada. Mas nem sempre. Ás vezes, implicará delimitar, balizar ou reajustar. Estabelecendo limites rigorosos às actividades que consomem o seu quotidiano, conseguirá simplificar enormemente o seu dia, tirará do caminho as pequenas pedras improdutivas, retirará mais horas do dia e conseguirá investir mais tempo e energia nas actividades que verdadeiramente contam para si.
Resumindo, que benefícios lhe proporciona o hábito de estabelecer limites?
. CONTROLO. Você sabe que essa tarefa tem um momento e um tempo máximo de execução. Controle-a e domine-a. Não é ela que, caprichosamente, o põe ao seu serviço.
. RESPEITO. Pelo seu tempo e pelos seus recursos internos - não os esbanjará - e pelos seus objectivos pessoais e de vida - andará no sentido deles. Ao estabelecer um fim para as actividades mais rotineiras, «arranjar lugar» para as que, esses sim, contam para si.
. CONCENTRAÇÃO. Ao estabelecer períodos de trabalho limitados, a sua mente adequa-se e emprega-se a fundo. Numa tarefa que sabe precisar de dez minutos a sua mente distrai-se menos.
. SIMPLICIDADE. Aquilo que tem limites e está mais banalizado é mais simples, maleável e flexível. O seu dia compõe-se de pequenas peças que encaixam melhor entre si. E, se surgir um imprevisto na sua planificação, ser-lhe-á mais fácil recolocar e reajustar essas peças.
Estabelecer limites implica, tomar o controlo e o comando dessas actividades, é você que as domina, estão ao seu serviço. E não o contrário. Muitas delas são necessárias, disso não hà dúvidas. São actividades que nos aproximam e permitem que nos relacionemos com outras pessoas, através delas podemos observar o trabalho de outras e enriquecer-nos e podemos informar-nos com notícias ou artigos diários em blogues, etc.
Pessoalmente, sou o primeiro a praticar muitas delas diariamente. Mas faço-o de uma forma lúcida e controlada. Porque eu mesmo estabeleci limites para tal: em determinados momentos do dia e durante um tempo fixo.
Passo 5: DESFAÇA-SE DO LASTRO
É surpreendente ver a quantidade de coisas de que nos rodeamos no trabalho e na vida e que, a posteriori, não contribuem com absolutamente nada para ambos. Coisas que num determinado momento considerámos que eram vantajosas, necessárias ou imprescindíveis e que, depois, qualquer que seja o motivo, deixam de o ser. O problema - e é um problema, tenha consciência disso é que continuam presentes, consigo, e tem de arrastá-las. Falo tanto de coisas e objectos materiais como de actividades ocupacionais e compromissos que condicionam tudo o que podemos dar de nós mesmos. O facto de as trazermos connosco faz com que, continuamente, exijam a nossa atenção, ainda que seja durante alguns segundos. Todo esse «ruído» desgasta-nos.
IMPORTANTE! Esta é uma lição que aprendi e que repito todos os dias. A NOSSA VIDA NÃO VAI SER MAIS PLENA E PROVEITOSA POR NOS RECHEARMOS DE COISAS, POR TER OU FAZER MAIS COISAS. NÃO É POR FAZERMOS MAIS QUE VAMOS VIVER DE FORMA MAIS INTENSA MAS SIM POR VIVERMOS E MELHOR CADA COISA QUE FAZEMOS.
Devemos livrar-nos de tudo aquilo a que eu chamo de «ruído» ou «lastro». Para avançar com firmeza no caminho da Produtividade, é necessário detectar esses «ruídos» esses «lastros», e além disso fazê-lo sem compaixão, com determinação. Porque temos de nos livrar de tudo isso? A ordem e a Simplicidade proporcionam controlo, e ao livrarmo-nos de « tudo o que está a mais», dirigimos a atenção para o que é verdadeiramente importante, o que conta para nós e o que desejamos alcançar- aparece aqui, de novo, o seu Decálogo.
A Simplicidade consiste precisamente em livrarmo-nos de absolutamente tudo o que não ajuda a somar.
Quando expus em outro apontamento os benefícios da Produtividade, destaquei a Criatividade como um dos principais. A Simplicidade encoraja a Criatividade porque limpa, liberta e esvazia a nossa mente de tudo o que é verdadeiramente importante e na direcção da criação de ideias e pensamentos. Poderíamos dizer que, limpando o exterior, facilitamos que do interior se liberte o melhor de nós.
No momento de eliminar esse ruído que nos rodeia, não há indecisões nem um «talvez». Desfaça-se enquanto for possível de tudo aquilo que não lhe traga nenhum contributo. Assim que se desfizer desses «fardos mentais», libertará espaço exterior para se ocupar do que é verdadeiramente relevante. Todas essas trivialidades aparentemente inofensivas contribuem para lhe desgastar os dias.
LEMBRE-SE: O que é simples levá-lo-á a coisas importantes e brilhantes, o que é complexo conduzi-lo-á a obstáculos e banalidades. O que é simples aproxima-o do seu Decálogo e o lastro afasta-o dele.
Resumo do apontamento
1. A Simplicidade ajuda-nos a atacar os nossos projectos pensando no grande objectivo final mas concetrando-nos nos pequenos passos, dando-os de forma pausada mas brilhante. Ajuda-nos a pensar em grande mas a executar em pequeno.
2. Podemos e devemos mudar, podemos e devemos fazer coisas grandes mas o modo como as fazemos determinará o nosso êxito. Não há atalhos nem soluções rápidas para grandes desafios. É preciso olhar para eles dando pequenos passos, mas firmes.
3. Afaste-se da multitarefa. é sinónimo de stress, trabalho medíocre e precipitado. Faça as suas tarefas uma a uma, com paixão, talento e dedicação. Concentre-se apenas na que está a fazer agora e o seu trabalho será mais fluído e terá uma qualidade excelente.
4. Simplificar implica também delimitar e ajustar o EU quotidiano que dedica às tarefas repetitivas de todos os dias. Tome o controlo dessas actividades e marque as alturas e o tempo máximo para as fazer. Utilize-as em seu proveito, não deixe que sejam elas a dominá-lo.
5. Faça uma análise profunda de todas as coisas materiais e compromissos que o rodeiam e que só geram ruído. Meta as mãos à obra e desfaça-se delas sem compaixão. Ainda que, aparentemente, possam ser inofensivas, estão a afectar negativamente a sua atenção.
TUDO O QUE NÃO SOMA, SUBTRAI!
Jorge Neves
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