Este Desvio, que é o quinto, é um dos mais práticos, pois expõe o procedimento e os critérios precisos para agir de modo a conseguir fazer as coisas do dia-a-dia. Talvez seja bom recordar que o termo "DESVIO" tenho-o vindo a utilizar em todos os anteriores apontamentos sobre esta temática da "Produtividade Individual".
Um Desvio, recordo, são as alterações que temos de fazer aos nossos hábitos diários com o objectivo de ser-mos verdadeiramente produtivos, quer profissional quer pessoalmente.
Neste contexto, este quinto Desvio, trata do MÉTODO para gerir e completar as suas tarefas diárias.
Se fizer uma rápida repetição mental dos Desvios de que falei até agora nos apontamentos anteriores, compreenderá a sequência calculada com que os fui revelando e pondo em prática. Do primeiro ao quinto, cada novo Desvio apoia-se no anterior, contribuindo com uma série de fundamentos sólidos que permitem-lhe deixar-se conduzir de modo a não se perder no grande emaranhado das tarefas diárias.
Sem estes Desvios, sem ter desenvolvido estes poderosos hábitos, seria extremamente fácil ver-se derrotado pelo engarrafamento de tarefas e imprevistos que nos bombardeiam diariamente. Qualquer de nós pode ser protagonista de frases como esta: «não sei como é que hoje me vou arranjar, tenho montes de coisas para fazer», ou « tenho uma lista de coisas por fazer com quilómetros, nem sei por onde começar».
Para mim antes de tudo é essencial o seguinte: ANTES DE ADOPTAR UM MÉTODO TEMOS NÓS DE MUDAR.
Temos de cortar os nossos maus hábitos pela raiz.
Preguiça, falta de iniciativa, preocupação com ninharias, stress e ansiedade, dificuldade em concentrar-se, falta de energia, baixo rendimento, multitarefa, incapacidade para acabar o que se começa, ausência de disciplina, etc. Se sublinho isto, é que foi exactamente o que me aconteceu a mim. Quando quis melhorar a minha Gestão Pessoal e corrigir o meu rendimento, procurei ajuda de várias formas, todas elas com receitas distintas. Cedo descobri que, embora tivesse melhorado, o resíduo do meu passado improdutivo continuava a impedir-me de melhorar verdadeiramente. Tive de voltar tudo para trás e começar desde o ponto de partida, modificando o meu comportamento e os meus princípios produtivos, aplicando os Desvios comportamentais que venho falando ao longo destes apontamentos.
Começar do ponto de partida, é naturalmente, mais duro e custoso; mas, a longo prazo, é mais eficaz. Implica ir transformando a sua fragilidade produtiva através de uma cadeia de novos princípios que modificam a sua conduta de forma permanente.
Passo 1: «AS DUAS LISTAS»
O Método que lhe proponho, como não podia deixar de ser, assenta no Desvio da Simplicidade. É por isso que se torna mais fácil de compreender e muito simples de levar a cabo. Assim que o descobrir, não lhe custará muito pô-lo em prática.
O «Método das Duas Listas» consiste, como o nome indica, em criar e manter duas listas de tarefas independentes mas relacionadas entre si.
A primeira é a « Lista de Entrada», onde iremos adicionando e armazenando as novas tarefas que forem surgindo ao longo do dia. A segunda é a «Lista de Saída», onde previamente anotamos as tarefas que temos de fazer hoje sem falta. Vamos conhecer essas listas em detalhe.
LISTA DE ENTRADA
Retenha esta ideia: para esta lista vão «as coisas que devo fazer um destes dias»
Aqui guardamos todas as tarefas, necessidades, solicitações, pedidos, obrigações ou actividades que surgem durante o dia e que têm de ser realizadas ou terminadas por nós num curto ou médio prazo. Pode ser um dia, dois dias, uma semana ou um mês.
O essencial é que, assim que surja a tarefa ou a necessidade de fazer algo, a adicionemos imediatamente à nossa lista de Entrada. Não temos de fazer mais nada com a tarefa, apenas adicioná-la à lista, esquecendo-nos dela enquanto continuamos a trabalhar normalmente.
Por causa disso, devemos adoptar um sistema de « captura de tarefas» muito ágil, flexível e simples. Tem, até, de ser cómodo adicionar tarefas a essa lista. É fundamental ter bem presente este ponto, pois o êxito do método baseia-se, em grande parte, na nossa capacidade para adicionar a tarefa ASSIM que apareça e voltar rapidamente ao que estávamos a fazer.
Qual é o sistema ou ferramenta para capturar essas tarefas? Pode ser uma aplicação que tenhamos instalado no computador, uma aplicação na Internet que permita criar listas, um simples bloco de notas, uma agenda convencional, fichas em cartão, um arquivo de texto no computador ou um programa no telemóvel ou PDA. Analógica ou digital, na verdade não importa o tipo de ferramenta que utilizar, desde que cumpra estes três requisitos:
. Facilidade e rapidez na criação e anotação de cada tarefa.
. Capacidade para transportar fisicamente connosco ou aceder a ela em qualquer lugar.
. Conforto e simplicidade na transferência e na movimentação de tarefas entre as listas.
Escolha livremente a ferramenta para gerir as suas tarefas mas faça-o com extremo cuidado porque condicionará em grande parte a fluidez e a simplicidade deste Método. Se começar a utilizar uma em particular e concluir que não é confortável ou que não cumpra os três requisitos anteriores, desfaça-se dela imediatamente Não tenha nenhum medo de mudar de ferramenta e procurar aquela que funcione e seja verdadeiramente prestável.
Exemplo de Listas de Entrada
. Levar o carro à revisão
. Combinar um encontro com operador por cabo
. Enviar e-mail à Alice e combinar um almoço
. Analisar estratégia de lançamento do produto x em Portugal
. Planificar as férias
. Convocar o departamento de vendas para um reunião
LISTA DE SAÍDA
Retenha esta ideia: para esta lista vão «as coisas que tenho para fazer hoje»
Nesta lista, teremos aquelas tarefas a completar hoje mesmo que, portanto, requerem toda a atenção. Essa lista e essas tarefas são as que importam e as que contam... tudo o resto «não existe» Pelo menos durante o dia de hoje. Terá de fazer um esforço para eliminar da sua cabeça tudo aquilo que não decidiu fazer hoje, tudo o que está precisamente na outra lista. O seu dia de trabalho, os seus sentidos e todo o seu EU produtivo estarão dedicados a realizar e a terminar com êxito unicamente o que reuniu na Lista de Saída. A de hoje.
Mas é imprescindível que o faça, que a complete. Não há produtividade sem acção e execução. A planificação e a gestão diária dessas duas listas só têm um objectivo único: fazer. No fim do dia, deverá ter apagado da Lista de Saída todas as tarefas que se tinha proposto completar.
No decurso do dia de trabalho surgirão novas tarefas e necessidades, isso é lógico. Nesse momento, a única coisa que tem de fazer é, como referi antes, adicionar rapidamente a nova tarefa à sua Lista de Entrada e continuar com o seu trabalho logo que possível. Sem perder o seu ritmo nem o seu nível de concentração e intensidade.
LEMBRE-SE: Nesse momento não deve analisar a nova tarefa, se é complicada, se vai exigir muito trabalho ou se terá de a fazer para amanhã ou depois...adicione-a simplesmente à lista e será depois, na revisão que fizer posteriormente, que vai decidir o que fazer com ela.
Exemplo de Lista de Saída
. Completar a apresentação e a demonstração para o cliente «X».
. Reservar bilhetes e hotel para viagem.
. Organizar e ordenar facturas IRS
. levar o cão ao veterinário.
. Elaborar uma lista com ideias para a reunião amanhã na empresa.
REVISÕES DIÁRIAS
O Método das Duas Listas fundamenta-se também numa dupla revisão diária, uma de manhã e outra no final do dia de trabalho ou à noite. Vamos começar pela segunda.
Momentos antes de terminar o seu dia de trabalho (por exemplo, nos últimos 15 ou 20 minutos) terá de rever a Lista de Entrada. É altura de reexaminar, uma a uma, as tarefas que constam dessa lista, tanto as que adicionou durante o dia como as que tinham sido incluídas em dias anteriores.
Terá de rever as tarefas através de uma análise rápida e atribuir-lhes datas de execução, isto é, tomar a decisão de as deixar nessa mesma lista ou transferi-las para a Lista de Saída, para se comprometer a fazê-las no dia seguinte.
As tarefas que tiver de completar no dia seguinte, ou seja, cuja prioridade for importante, irão directamente para a Lista de Saída. Você melhor do que ninguém, conhecerá a natureza e a importância de cada uma.
É nessa revisão em final de dia que decidirá o que fazer com cada tarefa. Questione-se simplesmente, para cada uma: «Tenho mesmo de a fazer amanhã?» Se a resposta for afirmativa, então transfira-a imediatamente para a lista de Saída. Caso contrário, deixe-a na Lista de Entrada, pendente de posteriores revisões nos dias seguintes.
Se se debruçar com tempo neste processo de atribuição de prioridades, nesse mesmo instante a sua mente estará a trabalhar, em simultâneo e de uma forma explícita ou latente, todos os seus fundamentos produtivos.
Na altura de avaliar cada tarefa será você a fixar a altura indicada para realizar cada tarefa, em função da importância e dos princípios produtivos servindo-se e aplicando ao mesmo tempo a Produtividade, a Perspectiva, a Simplicidade e a Focalização. Está a ver como as peças se encaixam?
A segunda revisão do Método deve ser no dia seguinte, no início do dia de trabalho, e faz-se sobre a outra lista, a Lista de Saída. Pode fazê-la, por exemplo na sua mesa de trabalho, ao chegar ao escritório, ou em casa, no princípio do dia. Escolha você mesmo o momento e o lugar mais apropriados, creio que neste ponto deve ter a liberdade para escolher o que lhe seja mais cómodo e mais prático.
Como já facilmente terá percebido, esta revisão está estreitamente relacionada com a Focalização Matinal, que falei em apontamentos anteriores. Tem portanto, uma dupla missão:
. Antes de começar a trabalhar permitir-lhe-á fotografar, precisa e pormenorizadamente, tudo o que vai ter de fazer, quando o vai ter de fazer, o que vai exigir de si, se o poderá fazer sozinho, se vai precisar de ir a algum sítio ou chamar alguém, etc.
Este exercício serve para o familiarizar com as tarefas que o esperam. Funcionam como trailer de um filme antes da sua estreia cinematográfica. Prepara-o, abre-lhe a mente estimula os seus sentidos e gera dentro de si, o interesse e a atenção necessárias.
. Permite-lhe ter a certeza de que as tarefas a fazer têm verdadeiramente de ser completadas nesse dia. O que no fim do dia de ontem era prioritário ou decidiu que tinha de ser feito hoje, pode ser visto de outra maneira esta manhã. Por qualquer motivo: uma reunião cancelada, uma viagem inesperada, um telefonema do seu chefe adiando uma decisão, etc. Não perca de vista que as tarefas não são rígidas e que algumas circunstâncias fazem com que tenhamos de as reavaliar para ver se a sua prioridade inicial continua intacta.
Para evitar cair no tédio ou no aborrecimento durante essa dupla divisão diária, é imprescindível que seja diligente e rápido quando avaliar as suas listas. Analise a tarefa, decida o que fazer com ela - transferi-la para a outra lista ou mantê-la naquela - e passe para a seguinte sem perder muito tempo nesta operação. Verificará que esta dupla revisão garantirá que «nada se escape» e que os seus sentidos estejam sempre alerta e orientados para a execução das tarefas.
IMPORTANTE! Ambas as revisões têm de ser feitas de forma activa e muito rápida.
São as tarefas do seu dia-a-dia, que já conhece de antemão e com as quais está mais do que familiarizado.
Por outro lado, é essencial não saltar nenhuma das duas revisões. A consciência e a regularidade são fundamentais se quisermos que o nosso Método funcione e nos ajude a organizar e a executar as tarefas no momento adequado.
LISTA PERMANENTE
Retenha esta ideia: para esta lista vão «as coisas que posso fazer em qualquer altura»
O que acontece com aquelas tarefas que não têm uma data limite para serem feitas, ou que não precisam de ser feitas imediatamente? Refiro-me àquelas que sei que quero fazer nalgum momento nas próximas semanas e/ou meses mas que não requerem um controlo diário ou constante.
Sempre que achar necessário, e procurando sempre ter um método limpo, directo e simples - não se esqueça da Simplicidade -, pode criar uma terceira lista complementar às duas principais. A missão desta lista será a de recolher todas aquelas tarefas ou actividades que queira fazer algum dia que ainda não decidiu quando.
Pelo tipo de tarefas que inclui, apenas reveremos esta lista de tempos a tempos, de quinze em quinze dias ou de mês a mês, por exemplo. É você que deve fixar o período em função das suas necessidades. Nesse sentido terá a liberdade absoluta para tal.
Exemplo de Lista Permanente
. Limpar e organizar a garagem de casa.
. Comprar máquina fotográfica no Natal.
. Reorganizar e classificar os cartões de visita.
. Ver preços de nova impressora para casa.
. Procurar empresas para realizar um estudo de mercado para o verão próximo.
Se a prioridade ou a importância das tarefas se alterar e ela tiver de ser feita de forma mais imediata, nós mesmo a transferimos para a Lista de Entrada ou para a lista de Saída, para a fazer no dia seguinte.
LEMBRE-SE: Trate de simplificar constantemente. Utilize a Lista Permanente na medida em que dela necessita. Nunca deve interferir no dia-a-dia das outras duas listas, as verdadeiramente importantes e que garantem o bom funcionamento do Método.
Passo 2: TAREFAS CHAVE
O que são as tarefas chave?
São aquelas tarefas que, pela criatividade, pelo talento, pelo grau de concentração, pelo tempo que nos levarão a completar ou pela sua relevância dentro dos nossos planos, exigem mais do nosso EU produtivo.
São tarefas que, pela sua importância, devem ser consideradas como degraus até ao cume dos seus objectivos mais pessoais (geralmente, serão tarefas ligadas a itens do seu Decálogo). É por isso que se torna imprescindível tê-las perfeitamente identificadas e localizadas, mesmo um dia antes de nos debruçarmos sobre elas. E no dia seguinte, ao iniciar o trabalho, voltaremos a recordá-las no exercício da Focalização Matinal. Ainda que, inicialmente, essa repetição possa parecer redundante e excessiva, comprovei na minha experiência que não é assim.
Quando fizer a revisão no fim do dia, quando estiver a analisar e a estabelecer as tarefas a completar no dia seguinte, estará também a identificar as Tarefas-chave. É muito possível que não precise de o fazer, mas se durante a revisão achar conveniente, assinale de um modo especial na Lista de Saída as Tarefas-chave do seu dia: realçando a negrito, sublinhando-as com um marcador... seja o que for, desde que o ajude a identificá-las com maior facilidade. Essas tarefas são a coluna vertebral do dia seguinte, aquelas que terá de dar mais de si próprio.
Quando fazer as Tarefas- chave?
Se é verdade que todas as tarefas da lista terão de ser completadas durante o dia as tarefas chave terão de ser executadas em momentos culminantes das nossa Produtividade, quando estamos mais frescos, despertos, cheios de vitalidade e sem distracções aparentes à vista.
Por exemplo no meu caso pessoal, uma das minhas tarefas-chave do dia é fazer a minha caminhada bem cedo pela manhã a que se segue debruçar-me um pouco em apontamentos para o meu blogue. Isto é algo que faço de forma inevitável e persistente no começo do dia.Pouco depois de me levantar pelas seis horas da manhã, os meus níveis de atenção e energia estão intactos e sei que nada me vai distrair nem interromper. É precisamente nesse momento que me dedico às coisas mais importantes do dia.
Talvez, no seu caso, seja a meio da manhã, a meio da tarde ou talvez à noite ou até de madrugada. Os nossos biorritmos funcionam de maneira diferente e o nosso relógio interno indicar-nos-á qual é o melhor momento para executarmos as Tarefas-chave. Embora seja certo que na maior parte dos casos será nas primeiras horas do dia.
Na altura de atribuir um momento para essas tarefas, devemos fazê-lo com inteligência e certa estratégia. Não faz sentido - produtivamente falando - situá-las no fim de um dia prolongado de trabalho, quando a nossa vitalidade e a nossa motivação estiverem no mínimo; ou decidir fazê-las logo a seguir a uma refeição abundante, ou quando estamos prestes a sair para fazer um recado. Pergunte-se: «Em que momento do dia vou poder dar o melhor de mim?»
A Pró-actividade, a Perspectiva, a Simplicidade e a Focalização funcionaram em conjunto para o ajudar: 1) a identificar as Tarefas-chave; e 2) a situá-las e realizá-las num momento estratégico do seu dia.
O «Urgente» Vs. o «Importante»
Uma das características mais acentuadas das pessoas desorganizadas e pouco eficazes é a sua acentuada incapacidade para distinguir as tarefas »urgentes» das tarefas «importantes». Discernir, distinguir e escolher - outra vez a palavra escolher - entre uma e outras determinará o nível de stress e eficácia com que trabalhamos. Além disso, estimulará a capacidade para investir tempo e recursos internos no lugar e no momento adequados.
Uma pessoa que hierarquizar as tarefas baseando-se apenas na sua aparente e fictícia urgência, sem parar para pensar na sua relevância, no seu impacto real, no seu contexto e nas suas necessidades, é uma pessoa escravizada e submetida pela sua lista de tarefas, sem tempo para nada e que faz quase tudo de um modo precipitado e tosco. Agoniza diariamente num engarrafamento de tarefas.
Os Desvios, em especial a Perspectiva, a Simplicidade e a Focalização, ajudá-lo-ão em todos os momentos do dia a distinguir, identificar, e estabelecer prioridades de acordo com sólidos critérios produtivos. Se fizer uma boa autogestão, agirá de forma reflectida e pausada, pondo cada ovo no seu cesto, para utilizar esta expressão tão popular. Se for improdutivo, tudo lhe parecerá urgente e agirá de forma impulsiva, ansiosa e desordenada... As horas do dia nunca lhe chegarão.
Passo 3: O MINUTO DE OURO
Lembre-se de, se for esse o caso, de eu ter realçado em apontamento anterior a importância da Focalização na Escolha? Estar totalmente sintonizado no momento, consciente da importância da actividade que estiver a desempenhar, proporcionar-lhe-á a astúcia e o discernimento produtivo necessários para tomar uma decisão ante um imprevisto.
Devemos aceder a um imprevisto?
imagine que está a despachar o correio electrónico e, numa mensagem, um colega de trabalho solicita-lhe um ficheiro que tem no seu computador. Poderá converter esse pedido numa tarefa, mas dado o que tem de fazer é uma coisa rápida e simples, de facto anexar um ficheiro num e-mail, decide - escolhe - fazê-lo precisamente nesse momento.
O «Minuto de Ouro» é uma regra Método que nos diz que todas aquelas coisas que possa completar num minuto - esses sessenta segundos são uma referência, pode ser um pouco mais - deve fazê-las nesse momento e «desfazer-se delas». Desde que, claro, não interrompa a execução de uma Tarefa-chave.
IMPORTANTE! Embora por trás do Minuto de Ouro se esconda um dos segredos mais suculentos e notáveis da Produtividade, nunca se deve utilizar se fizer abrandar um pouco que seja as nossas duas ou três Tarefas- chave do dia.
Responder rapidamente a uma mensagem do correio com uma só linha, devolver uma chamada para confirmar alguma coisa, enviar rapidamente por mensagem instantânea, a morada de uma página na Internet, imprimir um documento, arquivar uma factura, responder a um SMS e dezenas de casos similares que se nos apresentam diariamente, são alguns dos candidatos ao Minuto de Ouro.
É surpreendente a quantidade de minitarefas ou microtarefas que nos assaltam e que poderíamos reduzir e completar de forma imediata se tivéssemos a consciência - Focalização - do que realmente exigem e o tempo de que precisamos para as executar.
LEMBRE-SE: Faça-as e despache-se num minuto, tire do caminho essas pequenas pedrinhas antes que elas se convertam em tarefas e possam interromper algo mais importante ou mesmo uma Tarefa-chave.
Passo 4: TAREFAS PERIÓDICAS
Quase toda a gente tem uma série de tarefas a executar periódica e repetitivamente, todos os dias, todas as semanas ou todos os meses. apenas terá de analisar o seu dia-a-dia para as detectar, não lhe custará muito.
Exemplos de Tarefas Periódicas
. Despachar e responder ao correio electrónico.
. Levar o cão à rua.
. fazer compras.
. Ordenar a agenda da prospecção de clientes.
. Fazer desporto.
. Pagar a luz ao dia 15.
. Ler comentários do blogue.
Dentro do nosso Método de Trabalho, é muito importante localizar essas tarefas e situá-las num momento estratégico do dia. Do mesmo modo que devemos ser muito cuidadosos no momento de situar as nossas Tarefes-chave, também o devemos ser para situar estas outras tarefas repetitivas - e até monótonas - em momentos do dia escolhidos com inteligência, em função da energia, dos meios e das circunstâncias que exijam.
Com a Simplicidade, aprendemos a estabelecer um tempo, um limite máximo para estas tarefas. Estabelecendo um limite para cada uma, evitamos degustar displicentemente o nosso EU quotidiano com elas. Agora, com o Método, vamos atribuir-lhes determinado momento do dia. E vamos escolhê-lo em função do estado dos nossos recursos internos e do contexto em que temos de fazer essas tarefas.
A primeira hora da manhã é mesmo a melhor para responder aos comentários do meu blogue? Ler os artigos ou as notícias a meio da manhã é uma boa escolha? Parece-lhe bem classificar documentos ou correio electrónico a expensas de atrasar a Tarefa-chave tão importante? Por que não faz as compras depois dessa outra tarefa que se tinha proposto?
Detectar e localizar as tarefas periódicas em momentos específicos do dia ajudá-lo-áa aperfeiçoar o seu Método de trabalho e permitir-lhe-á destinar o seu quotidiano àquelas coisas que verdadeiramente o mereçam. Mais uma vez, estamos a escolher, estamos a ser produtivos.
Trabalhe por parcelas
Para executar estas tarefas periódicas, diárias ou repetitivas, devemos acostumar-nos a trabalhar por parcelas.
O que quero eu dizer com «parcelas»? Quando se envolve numa activdade tem fazer tudo o que estiver relacionado com ela e não saltar para outra antes de ter terminado a primeira «de uma assentada». Não deve, portanto, parti-la a meio e decidir terminá-la mais tarde. Isto aplica-se apenas a certo tipo de tarefas, claro, não a projectos de certa magnitude que, naturalmente, requerem ir de fase em fase, dia a dia. Vou dar-lhe vários exemplos de actividades que se prestam a trabalhar por parcelas.
. CORREIO ELECTÓNICO: É muito recomendado destinar momentos específicos do dia para gerir o nosso correio electrónico - é uma tarefa periódica - e, além disso, fazê-lo completamente e de uma vez. Se tenho quinze e-mails, devo lê-los despachá-los e responder a todos nesse momento.
CHAMADAS TELEFÓNICAS: Na medida do possível, tente concentrar todas as chamadas que tenha de fazer a clientes ou fornecedores num momento do dia e faça uma «ronda de chamadas. Não telefone a uma pessoa agora, a outra duas horas depois e assim sucessivamente. Isso só faria com que salpicasse o dia de chamadas que interrompem continuamente o seu ritmo de trabalho. Trate de as concentrar e programar numa parcela de quinze ou vinte minutos e faça-as de uma assentada.
REUNIÕES: Sempre na medida do possível, tente concentrar e fazer as suas reuniões uma-a-seguir-à-outra, inclusive, se puder, destine um dia especial para centralizar as suas reuniões todas de uma vez.
Passo 5: HORAS PARADAS DO DIA
Reservei para o fim do Método aquele que eu considero um dos pequenos - grandes segredos da Produtividade Pessoal. Em apontamentos anteriores mensionei que no vocabulário de uma pessoa produtiva não pode existir a expressão «horas mortas». Eu chamo-lhes «horas paradas do dia» e, na realidade, são pequenos lapsos de tempo ou períodos que ficam livres entre uma actividade e outra, e que podemos e devemos aproveitar para adiantar e completar outras tarefas.
De um modo geral, as pessoas improdutivas simplesmente não fazem nada com esses períodos, não o aproveitam nem tiram partidos deles. Não «lêem» nem interpretam o momento, nem vêem a grande oportunidade que têm à sua frente. Mas sobretudo a Pró-actividade e a Focalização (na escolha) empurrá-lo-ão para aproveitar esses dez ou quinze minutos que ficaram «soltos» para fazer alguma das tarefas pendentes.
A pessoa que consegue estar sintonizada no presente interpreta o que a rodeia de um modo produtivo identifica imediatamente esses valiosíssimos minutos. Compreende-os visualiza o que pode fazer com eles e mete mãos à obra imediatamente. Pode decidir destiná-los ao descanso pessoal, disso não há dúvidas, mas, se as circunstâncias o permitirem, pode tomar a iniciativa, agir e aproveitar para adiantar o seu trabalho e começar e concluir uma tarefa. De novo, estamos a fazer uma escolha.
IMPORTANTE! Se aproveitar uma hora parada do dia para começar uma nova tarefa, certifique-se de que a pode terminar nesse período. Caso contrário, estará a deixar coisas por fazer para depois. Portanto, utilize essa hora parada do dia apenas se tiver tempo para começar e terminar alguma coisa.
Esta é outra das grandes lições que aprendi na minha experiência pessoal: as horas paradas do dia são um dos maiores aliados no desafio de arranjar mais tempo para esticar o dia.
APRENDA A LÊR-SE A SI PRÓPRIO
Um dos equívocos em que as pessoas caem ao descobrir o Método é a crença de que tudo é demasiado rígido, de que pouco ou nada se pode alterar e de que cada passo está planeado e definido. Nada mais longe da realidade. Uma pessoa prdutiva é alguém que segue uma planificação férrea, sim, mas que a aplica com a suficiente naturalidade e flexibilidade para que a todo o momento esteja ao seu serviço e o ajude a aproximar-se dos seus objectivos.
LEMBRE-SE: Deve ser inflexivel e rigoroso na altura de fazer as suas tarefas diárias, mas muito flexivel no modo de as fazer.
Os princípios, a metodologia ou o ritual produtivo levam-nos a rotinas, planos, e hábitos que só reproduzimos para conseguir fazer as nossas tarefas diárias. Existem para nos servir e não o contrário. E se nalgum momento vemos a necessidade de os alterar ou modificar, fazemo-lo. Para sabermos aproveitar inteligentemente as horas paradas do dia, é imprescindivel que sejamos capazes de nos ler tanto a nós próprios como ao nosso ambiente.
E o que quero dizer com isso de «ler»? é ter a capacidade de avaliar como estamos e em que condições enfrentamos a tarefa que nos espera a seguir. Isso consegue-se com a Focalização e fazendo-nos perguntas como estas: como é que me sinto agora qual é a minha energia?,
com que ânimo estou?, tenho força de vontade?, estou suficientemente concentrado para me envolver nisto?, é melhor saltar por cima da planificação e adiar esta ou aquela tarefa? Como gestores de nós próprios temos de nos examinar e escolher em função do nosso estado actual ou das circunstâncias.
Você já deve contar com suficiente Pró-actividade, Perspectiva, Simplicidade e Focalização para saber como está, que prioridades são as suas , quais as suas necessidades e o que é que persegue.
RESUMO DO APONTAMENTO
1. As tarefas diárias integram a maior parte do nosso dia e são degraus imprescindíveis para atingir os nossos objectivos. O Método é o Desvio que lhe oferece o procedimento, os passos e as soluções de que necessita para gerir, programar e, sobretudo, fazer essas tarefas.
2. O Método das Duas Listas e a sua dupla revisão diária proporciona-lhe uma estrutura simples e clara para organizar o seu plano de acção. Uma fotografia actualizada com todas as tarefas que deve fazer um destes dias e as que tem de fazer hoje. Assim, nada lhe escapará.
3. As tarefas -chave são as duas ou três actividades que se destacam pelo seu nível de exigência e pela sua repercussão nos nossos objectivos. É imprescindível que, antes e durante o dia, as tenha bem identificadas e as situe em momentos estratégicos nos quais poderá dar o seu melhor.
4. Devemos programar e destinar momentos do dia para as tarefas rotineiras, e até monótonas, que se repetem diariamente. Além disso, ao fazê-las por parcelas, agimos com inteligência produtiva e libertamos o dia para outras Tarefas-chave.
5. As horas paradas do dia são pequenos período que, inesperadamente, o dia nos oferece e que temos de aproveitar para adiantar as tarefas pendentes. Temos de ler o momento, a nós mesmos, e decidir se podemos fazê-las e terminá-las nesse período.
Jorge Neves
Sem comentários:
Enviar um comentário
Nota: só um membro deste blogue pode publicar um comentário.