Qualquer actividade comercial gera informação constante e a um ritmo acelerado Este facto, que se tem agravado nos últimos anos, fruto do desenvolvimento das tecnologias de informação, tem colocado as empresa perante uma situação particular no que respeita ao tratamento dessa informação.
Todos nós por natureza ou ensinamento, recolhemos tudo o que podemos sobre assuntos com que lidamos diariamente. Concerteza que reconhece esta situação: pilhas de panfletos, jornais, revistas especializadas, catálogos, informações económicas, entre outras, amontoadas em secretárias e armários porque são valiosas informações sobre o nosso negócio e os nossos clientes.
E o que fazemos com tudo isto? Guardamos para analisarmos e lermos com atenção. Ninguém sabe o que contêm estas pilhas de papel, estas informações não são registadas em lado nenhum para serem disponibilizadas e utilizadas por quem necessita.
Existe ainda um outro factor que agrava essa situação: as informações que efectivamente processamos estão, muitas vezes, registadas na nossa memória, embora sendo propriedade da entidade que representamos. Acumulamos informações de todo o tipo que não estão nos ficheiros ou pastas, tratamos de assuntos relativos a clientes que não ficam registados em lado nenhum. Tomamos decisões com base em critérios pessoais porque também não temos onde observar e analisar decisões tomadas no passado relativas ao mesmo assunto.
Cada dia que passa temos um novo alibi para continuar a trabalhar desta forma. Falta de tempo, compromissos com os clientes, proposta para entregar, papeis para preencher. Somos indisciplinados.
As consequências práticas desta situação são facilmente adivinhadas: tratamento casuístico de situações, esquecimentos e incumprimentos de compromissos.
Quando ingressamos numa nova organização e nos deparamos com estas situações, sentimo-nos vulneráveis e expostos perante os nossos interlocutores. Tudo o que precisamos saber não existe em suporte de papel ou informático, tem que ser alvo de questões e pesquisas indirectas, o que muito dificulta a produtividade e a apresentação de resultados.
Estas duas situações são umas das maiores falhas que têm caracterizado as actividades comerciais das empresas; inexistência de um sistema de gestão da informação comercial.
Todos lhe reconhecemos a importância e a validade, mas as resistências, o receio de se sentir controlado é muitas vezes a falta de conhecimento no "saber fazer" que perpetuam estas situações. E no entanto, um sistema que armazene e faça a gestão destas informações pode transformar-se num importante instrumento de suporte à decisão, acelerando processos e melhorando circuitos de consulta e disponibilidade de dados.
Pretendo, com tudo isto, alertar para ineficácia que daqui resulta e chamar a atenção para a facilidade que hoje existe em colmatar tais situações.
Existem no mercado inúmeras aplicações informáticas que permitem registar e gerir avultados volumes de informação através de sistemas simples e de utilização fácil.
Deve gerir a informação e exercer auto-controlo.
Para administrar as informações produzidas pela acção no campo, deve ter em conta os seguintes pontos:
1. Criar ou manter uma boa base de dados informática para registo de fichas de clientes, relatórios de actividades, reclamações, devoluções e outras trocas de informação com os clientes.
2. Registar e classificar informações sobre o mercado.
3. Manter actualizados os dados financeiros dos clientes.
4. Contabilizar a sua actividade.
Uma simples base de dados em Access ou outra aplicação pode tornar-se um bem precioso pela informação tratada que lhe pode proporcionar.
Em vendas, diz-se, só 20% é talento, 10% dependem da sorte, mas uns impressionantes 70% são trabalho, organização e disciplina.
Como os dias são realmente curtos, muito do sucesso depende da capacidade em identificar os potenciais clientes, ter imediato acesso a eles e encontrar um ambiente receptivo.~
Todas estas questões nos conduzem à necessidade do conhecimento de entidades, pessoas nessas entidades, formas de contacto, amigos comuns, contactos anteriores, etc..
Além da fonte de informação que é a nossa própria actividade, há que, sistematicamente reunir informação a partir de outras fontes.
Por exemplo, se pedirmos a um empregado de uma empresa cotada na bolsa informações de carácter estratégico ou financeiro, provavelmente não obtemos grande resposta, por se considerar que são questões confidenciais. No entanto essas informações são obrigatoriamente publicadas nos jornais sob a forma de relatório e contas anual! Aparentemente os colaboradores dessas empresas têm a esperança que ninguém as tenha realmente lido, ou então estão apenas a evitar trabalho.
Há no nosso mercado um conjunto de publicações especializadas em informação sobre economia e empresas. É comum em função da globalização noticiosa, que uma notícia de certa empresa saída numa publicação americana seja imediatamente reproduzida em Portugal, sem que a respectiva empresa local dela tenha tido conhecimento prévio por via interna.
Essas informações estão à disposição do negociador atento que, na sua posse, terá trunfos adicionais ou ficará em condições de jogar na antecipação.
É também cada vez mais comum que os dirigentes relatem, em discursos, entrevistas ou outras peças escritas, os objectivos, estratégias, orientações específicas ou problemas das suas organizações. Além disso revelam, directa ou indirectamente, a forma como pensam e reagem. Mais uma vez estamos perante preciosas informações para o profissional de negociação, que deverá estar atento, não apenas a publicações mas também a eventos onde as figuras que lhe interessam estarão presentes.
Claro que toda a actividade requer tempo, mas como em tudo o mais, conforme nos tornamos experimentados nela, aumenta a habilidade com que a realizamos e diminui o esforço. Tal como aprender a tocar um instrumento musical, há um penoso período de aprendizagem a que se segue o prazer da execução harmoniosa de um trabalho gratificante.
O negociador bem sucedido de forma continuada e consistente não é idêntico ao possivelmente brilhante mas imprevisível negociador desorganizado. A médio e longo prazo é o método e a organização disciplinada que produzem a diferença.
Neste domínio assume também particular relevância a capacidade de contabilizar os diversos aspectos da actividade. A negociação visa a criação de mais-valias que, após dedução de despesas directas, resulta no lucro. O bom negociador deve ter apurada sensibilidade para os diversos vectores associados ao negócio, desde logo no do custo e da margem, mas também das condições financeiras, das contrapartidas, das economias de escala, do investimento, dos custos directos, das remunerações a terceiros, do seu próprio lucro ou comissão no negócio. Acresce ainda a necessidade de ter boa consciência dos valores do mercado, das tendências de valorização ou quebra, dos factores locais ou pontuais de variação de valor.
O domínio destes factores pode proporcionar um sucesso que uma grande habilidade racional seja incapaz de atingir.
Tome nota:
1. Se ainda não sabe, inscreva-se numa acção de formação em base de dados. Mesmo que a sua empresa lhe proporcione uma ferramenta para esse efeito, crie o seu próprio programa de registo de informação.
2. Decida quais as publicações que são relevantes para o seu ramo de negócio. Passe a analisá-las e recebê-las em casa. Crie um ficheiro de referências ou um arquivo de recortes.
3. Use a Internet como meio de obter informação.
4. Os seus antigos clientes são uma boa hipótese para futuros negócios. Registe em detalho cada negócio que realizou. Só assim saberá tanto como o seu antigo cliente.
Ao contrário do negociador, o cliente não esquece.
5. Avalie a quantidade de informação que já perdeu até hoje, e o potencial de negócio que não aproveitou. Recorde esta informação quando se sentir preguiçoso.
6. Crie, em folha de cálculo informático, um modelo de simulação financeira adequado ao seu negócio. Se não souber peça ajuda a amigos, compre já feito, ou inscreva-se num curso.
7. Crie um exaustiva lista telefónica, por meios informáticos ou não, mas duplicando-a para não correr o risco de perder a informação que ela contém. Pode fazer excertos dessa lista mas não apague já mais um nome. Se o telefone mudar procure descobrir o novo.
Jorge Neves
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